Tre tecken att hålla utkik efter:
1 . Beslut väntar tills en specifik person är tillbaka
Den vanligaste signalen. En investering eller åtgärd pausas tills en person är tillbaka från semestern. Ett projekt drar ut på tiden för att en fråga inte kan besvaras. Ett möte skjuts upp för att underlaget inte är komplett. Detta har givetvis ingen relation till personens roll. Det visar helt enkelt att vi förlitar oss på individer och inte processer och strukturerad information.
Vad ni gör åt det: Identifiera vilka frågor eller beslut som ofta fastnar eller hamnar mellan stolarna. Lista de vanligaste situationerna där beslut bromsas på grund av en specifik persons närvaro. Där finns bromsklossarna.
2. "Vi stötte på ett problem som inte syntes i handlingarna"
Ett grävarbete stoppas för att ledningar inte låg där ritningarna visade. En ombyggnation drar över budget på grund av bristande dialog med pågående projekt på grannbyggnaden. Sällan är dessa problem oförutsedda, eller ens svåra att hantera. De är förutsebara konsekvenser av att handlingarna inte längre stämmer med verkligheten och av att den person som visste hur delarna hänger ihop inte var med i processen.
Vad ni gör åt det: Notera ner avvikelser och hitta systemstöd för att strukturera information om andra projekt och ändringar som gjorts genom åren. Du kanske inte kan fånga allt som hänt historiskt, men se till att samla information som gör arbetet lättare i framtiden.
3. Pensionsavgångar upplevs som "förluster av kunskap"
När en omtyckt medarbetare slutar ska vi sakna honom eller henne för hens egenskaper och roll som kollega, inte primärt för den kunskap som bara finns i huvudet. Självklart är det inte helt okomplicerat men kunskapen som sitter i väggarna behöver även finnas i våra drifts- och fastighetssystem.
Vad ni gör åt det: Jobba med kunskapsöverföring som en del i det strategiska arbetet. Se till att ingen enskild medarbetare ensamt sitter på viktig information som således kan försvinna. Hitta systemstöd som hjälper hela organisation att arbeta effektivt och strukturerat. Så kan ni prata om annat på fikastunderna.
Misstag att undvika
Försök inte att dokumentera allt som ett projekt. En heltäckande inventering av allt nyckelpersonerna vet kan låta som en bra idé, men det är generellt sett omöjligt att veta vilka frågor som skall ställas för att samla in informationen. Kunskap om anläggningen består sällan av processer, utan mer om att jag var med när vi gjorde detta för tio år sedan. Kunskapen består av sammanhang, undantag och minnen från både bra och dåliga fastighetsprojekt genom åren. Att försöka samla detta i en ”pärm” eller en mapp på servern kommer garanterat att misslyckas.
Informationsinsamlingen måste ske löpande så att vi hela tiden samlar information som normalt sitter i huvudet. Det blir helt enkelt inte en punktinsats utan ett förhållningssätt som kräver ett bra systemstöd.
Lösningen?
Vi sitter inte på alla svar men på ClearSite hjälper vi organisationer att strukturera spridd anläggningskunskap i en gemensam, levande modell, så att rätt person ser rätt information vid rätt tillfälle. Boka en genomgång av din anläggning, så tar vi första steget tillsammans.